Guida per creare un evento di successo
Come si organizza un evento di successo? Niente paura è solo questione di calcoli ed obiettivi da raggiungere, partendo da una buona strategia.
Oggi esistono delle figure lavorative dedicate a questo tipo di lavoro: gli Event Planner.
Il loro compito è quello di pianificare nei minimi dettagli il tuo evento, che sia esso un meeting, un matrimonio, un compleanno o una conferenza.
Quello che vogliamo darvi oggi, non è una specializzazione in event planning, ma un piccolo tutorial su come si organizza un evento di successo.
Ecco parte dei passi da seguire.
1. Che tipo di evento devi realizzare?
Rispondere a questa domanda è importante, in quanto è ovvio che se organizzi un matrimonio o un compleanno non dovrai fare altro che invitare i partecipanti, preoccuparti di far passare loro un tempo di ottima qualità nel tuo evento. Se invece il tuo evento sarà per esempio un meeting di vendita aziendale, oltre a doverti occupare appunto del tempo che i tuoi invitati passeranno all’evento, dovrai preoccuparti probabilmente di fare una buona operazione di up selling e di cross selling post evento. Magari operazioni rese possibili grazie ad azioni di mail marketing che seguono un funnel (percorso-strategie) preciso.
2. Quali costi dovrai supportare per un evento di successo?
Allora il tutto inizia sicuramente con il noleggio della sala. Infatti esistono vari tipi di sala con relative tecnologie allocate in esse. Noi per esempio abbiamo 3 sale di dimensioni totalmente diverse, infatti la scelta della sala per lo più delle volte si basa sul numero di partecipanti al meeting o all’evento.
Nell’esempio di un meeting, dovrai sicuramente occuparti di stampare le brochure, gli inviti, i cartellini presenza e tanto altro, infatti anche questi sono costi da sostenere.
E’ ovvio che se si parla di un compleanno o di un matrimonio vi dovrete occupare anche delle spese per dare da mangiare agli invitati. In effetti anche quando tenterete di organizzare un meeting di vendita, o uno di tipo aziendale, sarà sempre buona creanza far trovare ai partecipanti anche solamente un mini buffet con drink incluso, vi assicuriamo migliorerà la forza delle vostre vendite ed il successo del vostro evento.
3. Chi sono i partecipanti del tuo evento di successo?
Obbligo per la buona riuscita di un evento è analizzare bene il target a cui ci rivolgiamo. Infatti dipendentemente per esempio dal fatto che i partecipanti saranno dei giovani oppure la categoria dei medici, le azioni da fare per pubblicizzare l’evento saranno molto diverse.
Sarà diversa anche la disposizione della sala meeting ed anche il linguaggio con il quale ci rivolgeremo ai nostri partecipanti.
4. Come pubblicizzare il tuo evento di successo?
E’ più che ovvio che la riuscita dell’evento dipende da come esso è stato pubblicizzato. Di sicuro dovrete trovare il modo per inviare gli inviti ai vostri partecipanti.
Se tra i partecipanti c’è un personaggio di spicco magarti recapiterete l’invito al proprio staff, viceversa vi basterà usare delle buone strategie social o il mail marketing.
5. Come far rimanere l’evento nella memoria del tuo invitato?
Oggi esistono tanti modo per farlo, e ovviamente anche in questo punto è importante sapere chi è il target a cui vi rivolgete.
Innanzitutto, sappiate che di qualsiasi tipologia sia il vostro target dovete avere al vostro evento un video maker e un fotografo.
Se dovete organizzare un evento a Palermo, noi abbiamo le sale meeting che fanno per voi, chiama qui per avere maggiori informazioni!
Buon meeting!
Commenti recenti